Le Blog du Télésecretariat Médical - Choisir au bon tarif

Le télésecrétariat médical, oui mais à quel tarif ? 6 prestataires de télésecrétariat testés

Après plus de quinze ans en tant que médecin, je souhaite partager mon expérience avec différents services de télésecrétariat médical qui ont pu m'accompagner au cours de ma carrière. Mon objectif était simple : trouver un partenaire fiable, transparent, professionnel et réactif… tout en maîtrisant mes coûts. Voici après des années de recul, quelques informations précieuses pour tous les praticiens souhaitant déléguer leur accueil téléphonique.

Comparer pour bien choisir son télésecrétariat

Après avoir testé pas moins de six prestataires différents. Une démarche m'a demandé du temps, de l’organisation et une bonne dose de patience. La réalité du terrain a révélé de nombreux écarts entre ce que chacun promet… et ce qu’il délivre réellement, en apparence leur site internet à l'air très professionnel mais la première chose que je recommande est de faire une recherche sur votre navigateur "avis + le nom du prestataire". Si vous voyez des avis tels que "mauvaises conditions de travail des salariés" ou "rendez-vous non pris sur mon agenda" ou encore "plus de 2 minutes pour décrocher les appels", cela signifie que vous vous adressez à un secrétariat ou call center qui fait du "rendement", et je vous assure que cela peut vous coûter pour l'image de votre activité et pour la prise en charge de vos patients. Je vous conseillerai en conclusion de cet article un prestataire de confiance...

Des tarifs parfois opaques et des surprises sur la facture

Certains services affichaient au départ des formules très séduisantes. Une fois les premières factures reçues, le choc : des appels surfacturés, un nombre de communications inexplicablement élevé ou des options obligatoires initialement non mentionnées. Une jungle tarifaire où il est parfois difficile de s’y retrouver. Mon conseil : quand vous arrivez sur un site, s'il n'y a pas de clarté sur les tarifs (en HT ou en TTC), passez votre chemin, ces entreprises cherchent à vous tromper en vous attirant avec des prix bas (en apparence). Commencer avec un prestataire qui n'est pas clair sur leur site internet ne présage rien de bon dès le départ !

Un accueil médical pas toujours à la hauteur

Dans le domaine de la santé, chaque appel est essentiel. Le ton de la secrétaire, sa capacité à rassurer un patient inquiet, sa précision dans la prise de rendez-vous : rien ne doit être laissé au hasard. Certains télésecrétariats manquaient de douceur, de professionnalisme ou de constance. Une simple erreur pouvait entraîner des désagréments pour les patients. Les centres d'appels qui font du rendement prennent des secrétaires qui n'ont souvent pas le temps d'être compatissantes car leur temps d'appel est compté, quelque soit le motif d'appel ! Ces secrétaires sont mises sous pression dès que les appels durent plus de 2 minutes ! Est-ce que les questions de vos patients ou leurs problèmes doivent être limités à 2 minutes ? J'ai été outré par plusieurs services en apprenant qu'ils faisaient tout pour écourter les appels.

Un manque de réactivité chez plusieurs prestataires

Le délai de réponse aux appels est un critère déterminant. Un patient qui attend trop longtemps raccroche, s’impatiente ou perd confiance. Malheureusement, sur les six services testés, la réactivité n’était pas toujours au rendez-vous. Les prestataires les moins chers en l'occurrence sont ceux qui m'ont fait perdre le plus d'appels, j'ai eu des retours négatifs de mes patients qui n'arrivaient pas à prendre rendez-vous au téléphone alors que moi-même je payais un service pour ça !

Pourquoi le choix s’est porté sur ce prestataire

Après avoir eu l'occasion de tester 6 prestataires, mon choix s’est clairement orienté vers le tout dernier. Ce n'est pas un call center mais une plus petite structure, sérieuse, avec une tarification très abordable par rapport à la qualité du service rendu. Ce télésecrétariat a été concluant : rapport qualité-prix, accueil téléphonique professionnel, réactivité des échanges sur Siilo, respect des consignes et transparence totale des coûts.

Un télésecrétariat médical tarif clair, net et sans surprise

Ce point fut décisif. Les tarifs sont expliqués clairement, adaptés au nombre d’appels et réellement en accord avec les besoins du cabinet. Les prestations ne se transforment pas en casse-tête comptable mensuel. Tous les appels reçus sont détaillés en fin de mois. J'ai pu comparer avec mon relevé téléphonique de mon opérateur (puisque je leur fais le renvoi d'appels, je peux comparer les appels reçus et les appels facturés). Ils m'ont facturés moins d'appels que prévu... En réalité, ils ne facturent pas les appels très courts (erreurs de numéro, démarchages publicitaires, etc.) alors que les autres prestataires en tiennent compte dans les factures mensuelles.

Pourquoi je conseille ce télésecrétariat ?

Conclusion

Après avoir testé et comparé 6 prestataires bien connus, j'ai préféré Mon Secrétariat Facile pour tous les aspects que j'ai présenté ci-dessus.

Un bon télésecrétariat médical tarif ne se limite pas à choisir à tout prix le moins cher sur le marché : qualité, réactivité, professionnalisme et transparence comptable restent les critères déterminants. J'ai pour ma part perdu beaucoup de temps à réexpliquer mes consignes téléphoniques à chacun des prestataires qui ne géraient pas toujours bien les choses. Je remercie donc ce secrétariat qui m'a beaucoup aidé avec fiabilité et professionnalisme et je vous invite à le tester.

Jacques, médecin généraliste dans le Gard